Avantages et inconvénients des réunions virtuelles

 

 

 

Il n’est pas surprenant que les voyages d’affaires aient diminué l’année dernière. Mais ce qui pourrait être une surprise, c’est que ce plongeon est suggéré pour durer même après que les restrictions de voyage soient assouplies. Un récent sondage publié par YouGov a révélé que seul un tiers des voyageurs d’affaires s’attend à retrouver le même niveau de voyages aériens qu’avant la pandémie de coronavirus.

 

Au lieu de cela, de nombreuses organisations vont se tourner vers l’organisation de réunions « virtuelles » ou « hybrides », c’est-à-dire celles où certains participants se joignent en personne et d’autres se connectent via une plateforme de visioconférence pour une réunion en ligne. Nous jetons un coup d’œil aux avantages et aux inconvénients qui accompagnent la tendance à moins de voyages d’affaires et à plus de réunions virtuelles.

 

Quels sont les avantages des réunions virtuelles ?

 

1. Moins de dépenses de voyage et de frais dans toute l’organisation

Moins de voyages signifie moins de dépenses pour des choses comme les vols, l’hébergement, la nourriture et la restauration. C’est de l’argent qui peut plutôt être réinvesti dans l’organisation pour la recherche et le développement, l’embauche, le développement personnel et les ressources.

 

2. Plus de possibilités pour tous les employés de s’engager avec des clients et des collègues dans d’autres endroits

Bien que les réunions virtuelles puissent manquer l’intimité et la productivité des réunions plus petites et en personne – elles permettent le partage d’idées entre des publics plus larges, augmentant la participation et la contribution.

Des outils de partage sans fil comme Broadcast signifient que les présentateurs peuvent partager leur écran sur les appareils de tous les participants, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

 

3. Des lieux de travail plus inclusifs pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer

Les réunions virtuelles sont plus accessibles pour tous ceux qui doivent y être – qu’ils se joignent depuis leur domicile ou un autre pays. Cela augmente la participation de ceux qui peuvent être limités dans leurs déplacements pour des raisons de santé, de garde d’enfants, de contraintes financières ou de mobilité réduite. Et pour les entreprises dont le personnel est mondialisé, une bonne politique de réunion virtuelle crée un alignement dans la communication et facilite l’intégration entre les équipes.

 

4. Respectueux de l’environnement

Ce n’est pas un secret que les voyages, en particulier par avion, sont l’un des contributeurs importants aux émissions mondiales de CO2. Choisir d’organiser une réunion virtuelle au lieu de voyager est un moyen proactif de réduire l’empreinte carbone d’une entreprise. C’est un moyen important de rendre les pratiques commerciales plus durables dans l’ensemble.

 

Quels sont les inconvénients des réunions virtuelles ?

 

1. Moins de contacts en face à face avec les clients et les collègues

Même si nous aimons tous porter des bas de jogging lors des réunions d’équipe virtuelles, les appels vidéo peinent à imiter la richesse des réunions en face à face. Seuls 16% des personnes ont déclaré vouloir dire adieu au bureau pour de bon. Pourquoi ? Parce que nous dépendons et prospérons tous des interactions avec les autres – que ce soit à des fins collaboratives ou sociales.

 

Les entreprises devront trouver des moyens de s’assurer que les équipes et les clients ont la possibilité de nouer de bonnes relations – cela peut signifier qu’il faut encore organiser des réunions occasionnelles en face à face ou prévoir des moments spécifiques pour les appels sociaux.

 

2. Difficile à organiser

Pour les animateurs, les réunions virtuelles peuvent s’avérer difficiles à gérer car vous ne pouvez pas compter sur le fait que tout le monde ait accès à la même technologie de réunion ou aux mêmes ressources physiques. Les experts du travail en équipe à distance recommandent souvent d’adopter cette règle : si quelqu’un est virtuel, tout le monde est virtuel ; ce qui signifie que toute réunion avec des participants à distance doit être déplacée entièrement dans l’espace de réunion virtuel.

 

3. Difficultés techniques

Les problèmes technologiques, qu’il s’agisse de connexions audio, visuelles ou Internet – sont insidieux lorsqu’il s’agit de réunions hybrides. Ils prennent du temps, dégradent l’impact du contenu et réduisent l’engagement.

 

L’interopérabilité des vidéoconférences est également un problème connexe – il n’existe pas de plateforme vidéo unifiée que nous utilisons tous. Et beaucoup de ces plateformes ne peuvent toujours pas communiquer entre elles (bien que Zoom et Teams aient fait des progrès sur cette question plus tôt cette année). Cela signifie que vous devez compter sur le fait que vos participants sont tous familiers avec la plateforme vidéo que vous choisissez d’utiliser, ou alternativement, que votre salle de réunion est équipée pour gérer la plateforme qu’ils préfèrent utiliser.

C’est quelque chose que nous avons pris en compte lors de la conception de notre solution de salle de réunion Launcher. Avec Launcher installé sur l’écran de la salle de réunion, vous pouvez facilement lancer votre appel programmé en appuyant sur un bouton, quelle que soit la plateforme. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans… Launcher fonctionne avec les outils avec lesquels vous travaillez.

 

4. Moins attrayant pour les personnes souhaitant voyager

Souvent, lors d’un entretien d’embauche, les candidats poseront la question des possibilités de voyage. Pour beaucoup, notamment les diplômés, la possibilité de visiter de nouvelles villes et de nouveaux endroits est un avantage excitant de travailler pour certaines entreprises. Les organisations devront peut-être trouver de nouvelles façons d’attirer les candidats sur le lieu de travail et de créer une culture professionnelle convaincante qui n’implique pas de voyages.
 

Comment les entreprises peuvent-elles remplacer les voyages d’affaires ?

 

1. Utiliser des espaces de conférence virtuels

De même que les secteurs de l’éducation et du divertissement ont trouvé le moyen d’accueillir des sessions en ligne, nous verrons des entreprises proposer des espaces de conférence  » virtuels  » pour des réunions et des événements plus importants.

 

2. Investir dans des espaces de réunion hybrides

Une table de salle de réunion avec quelques chaises ne suffira plus pour le bureau du futur. Avec moins de déplacements professionnels et plus d’employés choisissant de travailler à domicile au moins une partie du temps, les espaces de réunion devront être équipés pour faciliter les réunions hybrides.

La solution de salle de réunion Launcher agit comme une interface pour l’affichage de la salle de réunion. Avec Launcher installé, les employés peuvent entrer dans n’importe quel espace de réunion et lancer instantanément des appels vidéo, des calendriers et des apps. Les participants peuvent également se connecter via leurs appareils personnels en utilisant l’application mobile Launcher – l’intégration avec 365 et les comptes Google facilite l’accès aux appels vidéo, aux calendriers et au contenu sur n’importe quel écran, dans n’importe quelle salle.