Conseils comptables que toutes les petites entreprises devraient connaître

Même si ce n’est pas votre fort, vous devez quand même connaître les bases de la comptabilité pour vous assurer que votre entreprise est bien gérée. 

Gardez les comptes professionnels et personnels séparés.

L’une des gaffes comptables les plus désordonnées que les dirigeants de petites entreprises peuvent faire est de mélanger leurs fonds professionnels et personnels. Bien que de nombreux entrepreneurs apportent leur propre argent de démarrage, les revenus et les dépenses de l’entreprise doivent être séparés des dépenses personnelles.

La meilleure solution est de commencer par une structure commerciale solide. Établissez votre entreprise en tant qu’entité juridique distincte, comme une société S ou une SARL. Ouvrez un compte chèque professionnel qui sera votre plaque tournante financière, et payez-vous un salaire à partir de ce compte chaque mois. Obtenez une carte de crédit professionnelle pour les dépenses que vous ne pouvez ou ne voulez pas régler en espèces, et ouvrez un compte d’épargne professionnel comme fonds de réserve ou d’investissement. Suivez toute utilisation professionnelle de vos articles personnels.

Calculez le coût total de la main-d’œuvre avant d’embaucher.

Si vous décidez d’embaucher des employés, sachez que vous devrez payer plus que leur salaire. Au moins une fois par mois, vous devrez trouver les fonds pour leurs avantages sociaux et les charges sociales. Ces coûts s’accumulent plus vite que ne le pensent de nombreux propriétaires de petites entreprises. Selon une enquête d’OnPay, seuls 43 % de ceux qui s’occupent eux-mêmes des salaires ont confiance dans leur capacité à payer leurs employés à temps. Les autres sont soit en retard dans leur comptabilité, soit trop pressés d’agrandir leur équipe.

Ne vous mettez pas dans la position de devoir réduire la rémunération après l’embauche. Même si vous avez été généreux avec vos salaires et avantages initiaux, vos travailleurs se sentiront floués si vous les réduisez. Les petites entreprises ne peuvent pas se permettre un taux de rotation élevé, surtout parmi leurs premières embauches.

Créer régulièrement des comptes de résultat.

Un compte de résultat est un outil comptable de base qui résume les revenus et les dépenses de votre entreprise sur une période donnée. Toutes les entreprises publiques sont tenues de les publier une fois par trimestre. Bien que les propriétaires de petites entreprises ne soient pas tenus de les créer par la loi, les états de P&L sont d’excellents moyens de voir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs financiers.Définir les capitaux propres 

Suivez ces étapes pour générer un état de P&L :

• Totalisez les revenus que vous avez générés au cours du trimestre.
• Imprimez les dépenses de votre entreprise. Triez ces dépenses en deux catégories : les dépenses d’exploitation et le coût des marchandises vendues (COGS).
• Soustrayez le total des dépenses de votre bénéfice brut pour obtenir votre bénéfice d’exploitation.
• Soustrayez les intérêts et les impôts de ce bénéfice d’exploitation, et vous saurez si votre entreprise a réalisé un bénéfice ou une perte ce trimestre-là.

Bien que les états P&L individuels soient précieux, les comparaisons trimestre par trimestre sont encore plus importantes. Vos dépenses d’exploitation augmentent-elles ? Votre bénéfice est-il en baisse, malgré l’augmentation de votre chiffre d’affaires ? Vérifier les relevés P&L les uns par rapport aux autres permet d’obtenir ce genre de renseignements.

Toujours obtenir un reçu.

Vous pouvez réclamer une bonne partie des dépenses de votre entreprise comme déductions fiscales. Le service de comptabilité Bench répertorie 16 catégories dans lesquelles les dépenses sont entièrement ou partiellement déductibles. Ces dépenses comprennent les repas avec les clients, les campagnes publicitaires et le loyer des bureaux. Pour les réclamer, cependant, vous avez besoin de reçus à des fins de suivi et de vérification.

Les dons sont un domaine où les propriétaires de petites entreprises oublient souvent d’obtenir un reçu. Bien que les entreprises de certaines structures, comme les SARL et les partenariats, ne puissent pas réclamer les contributions aux organismes de bienfaisance en tant que dépenses d’entreprise, le propriétaire le peut souvent. Demandez aux bénéficiaires de dons en nature une confirmation écrite du temps passé, et utilisez des documents pour défendre la juste valeur marchande de tout don de biens que vous faites.

Gardez un œil attentif sur les comptes débiteurs.

Bien que rester au top des comptes créditeurs soit important, ils ne dictent pas la survie de l’entreprise comme le font les comptes débiteurs. S’il n’y a pas d’argent qui entre par la porte, alors l’entreprise ne peut pas continuer à fonctionner. Chaque mois, examinez le pourcentage et le montant total des recettes impayées. En règle générale, pas plus de 10 à 15 % de vos comptes clients ne devraient être en souffrance. Contactez ces clients chaque semaine. Ne les envoyez pas au recouvrement sur un coup de tête, surtout si vous voulez travailler avec eux à l’avenir. Mais vous ne pouvez pas non plus les laisser vous arnaquer.

Une solution consiste à instaurer des pénalités pour les retards de paiement. Fixez une charge financière mensuelle de 1% ou 2% du principal. Si vous décidez de facturer 2 % sur un montant initial de 5 000 €, par exemple, vous ajouterez 100 € à la facture chaque mois où elle n’est pas payée. Veillez à en informer vos clients à l’avance : Non seulement cela est important d’un point de vue juridique, mais la menace de pénalités est souvent suffisante pour dissuader les mauvaises pratiques de paiement en premier lieu.

Facturez avec précision et régulièrement.

La facturation est une partie nécessaire de la possession d’une entreprise, mais elle peut sembler lourde et chronophage. De plus, si vous faites des erreurs, cela peut nuire à votre capacité à être payé. C’est pourquoi il est extrêmement important de vous assurer que vous envoyez des factures précises et régulières.

Les factures doivent être détaillées, exposant des informations spécifiques sur les transactions, et vous devez les envoyer en temps voulu. Vous devriez également faire un suivi avec des rappels par courriel et/ou par texte pour augmenter vos chances d’être payé. En tenant des registres détaillés et précis de vos factures, vous pouvez repérer les clients qui ne paient pas à temps et récompenser ceux qui sont toujours en avance.